Monat: April 2020

Neue Zahlungsoptionen im Besucherportal

Status: 28. April 2020, 09:01

Für sein Besucherportal bietet ADITUS ab sofort drei neue Zahlungsmöglichkeiten an: PayPal Express, Apple Pay mit erweiterter Integration und Klarna Sofortüberweisung. Die neuen Optionen sind Teil des Moduls Paymentlösung 2.0.

PayPal Express beschleunigt die Registrierung

Die bestehende PayPal-Anbindung erweitert ADITUS um PayPal Express. Die Auswahl der Zahlungsart ersetzt zugleich den Login: Statt PayPal erst beim Bezahlschritt auszuwählen, klicken Kunden schon auf der ersten Seite auf den PayPal-Express-Button und authentifizieren sich über PayPal gegenüber dem Ticketshop. Im nächsten Schritt übernimmt das Besucherportal die Kundendaten für den Registrierungsprozess. Diese Anmeldemethode hat für Veranstalter den Vorteil einer höheren Datenqualität; Kunden freuen sich über den vereinfachten Registrierungsvorgang.

Direkte Integration von Apple Pay

Auch die erweiterte Apple Pay Integration bedeutet einen enormen Komfortgewinn: Hier identifizieren sich Besucher per Fingerabdruck oder Gesichtserkennung; die Angabe von Kennwort oder PIN entfällt komplett. Inzwischen unterstützen 33 deutsche Finanzdienstleister den Standard. Das ADITUS Besucherportal unterstützt Apple Pay auf allen macOS- und iOS-Geräten mit Touch ID und Face ID. Für Anwender ist die Einbindung komplett transparent: Der Ticketshop blendet die Zahloption nur ein, wenn das Gerät sie bereitstellt.

Sofortüberweisung ohne zusätzliches Konto

Die Klarna Sofortüberweisung gehört in Deutschland zu den fünf beliebtesten Online-Zahlungsarten – und ist jetzt auch eine Bezahloption im Besucherportal. Für den Veranstalter sind vor allem die sehr niedrigen Gebühren interessant. Sofortüberweisungen funktionieren ohne ein zusätzliches Benutzerkonto; der Betrag wird direkt vom Konto des Käufers abgebucht. Darüber hinaus unterstützt der Ticketshop auch die Zahlung auf Rechnung über Klarna. Hierbei übernimmt der Payment-Provider alle Risiken. Klarna ist ebenfalls voll in den Shop integriert.

Die Integration weiterer Payment-Anbieter ist bereits in Arbeit – digitale und kontaktlose Bezahlungssysteme haben ja aktuell mächtigen Aufwind.

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Digitale Events: keine Alternative, aber eine Ergänzung

Status: 23. April 2020, 13:12

In der aktuellen Atmosphäre der Unsicherheit ziehen immer mehr Veranstalter in Betracht, ob die Virtualisierung ihres Events eine Lösung sein kann. Die Antwort ist ein eindeutiges “vielleicht”: Wie gut sich eine Messe virtualisieren lässt, hängt primär von der Bereitschaft ihres Publikums ab, sich auf den Schritt ins Digitale einzulassen.

Zusätzlich kommen diverse Randbedingungen ins Spiel: Damit sich Interessenten nicht nur anmelden, sondern auch aktiv teilnehmen, ist viel Vor- und Nachbetreuung nötig. Wenn Events nicht zu frontalem Unterricht verkümmern sollen, müssen Veranstalter den virtuellen Besuchern funktionierende Interaktionsmöglichkeiten bieten. Und dann soll das Ganze auch noch bezahlbar bleiben …

Zweigleisig fahren – für größere Reichweiten

Anbieter virtueller Events motiviert die Veranstaltungssperre dazu, ihre Dienste einem neuen Publikum anzubieten. Erfahrene Veranstalter stellen jedoch schnell fest, dass sich das reale Messeerlebnis bestenfalls in Bruchstücken virtualisieren lässt. Das beginnt mit den Absagen: Bei digitalen Events ist eine No-Show-Rate von 50% gang und gäbe.

Auch geht der Premium-Charakter eines Messeerlebnisses bei dessen Virtualisierung schnell verloren. Wesentliche Vorteile realer Veranstaltungen lassen sich nicht reproduzieren: Weder der direkte Kontakt, noch die persönliche Begegnung oder die Atmosphäre eines Live-Events sind ohne große Abstriche digitalisierbar.

Sinnvoll sind hingegen hybride Events: Sie ergänzen Live-Veranstaltungen um digitale Komponenten. Wer nicht anreisen kann, etwa aufgrund von Einreisebeschränkungen oder erneuten Lockdown-Maßnahmen, kann immerhin virtuell dabei sein. Damit beide Event-Teile nahtlos ineinandergreifen können, ist eine zentrale Vollregistrierung unabdingbar.

Die Vorteile des zweigleisigen Ansatzes liegen auf der Hand. Für optimale Ergebnisse sind die Live- und Digital-Bestandteile gut aufeinander abzustimmen. Hierfür muss man zunächst festhalten, welche Elemente des Live-Events auch digital noch Sinn ergeben – virtuelle Messestände sind eher eine technische Notlösung als dass sie realen Mehrwert böten.

Bei Kongressen können Remote-Teilnehmer sehr gut an Vorträgen teilnehmen: Speaker treten per Live-Schaltung auf, virtuelle Besucher stellen Fragen per Chat. Auch andere Veranstaltungen lassen sich um virtuelle Komponenten erweitern: Machbar sind Interviews mit Ausstellern, Rundgänge, Online-Meetings und vieles mehr. So stellen Veranstalter das Publikum vor Ort zufrieden und öffnen ihr Event zugleich einem breiteren Kreis an Interessenten.

Das ADITUS Besucherportal für beide Welten

Der ADITUS Ticketshop ist sowohl auf hybride Veranstaltungsformate vorbereitet als auch auf komplett digitale Events. Hierfür lassen sich zusätzliche Ausweisarten oder Leistungen einrichten.

ADITUS-Produkte lassen sich weitreichend mit externen Diensten verknüpfen: Unsere Systeme können gleichermaßen Teilnahme-Codes von Event-Plattformen importieren als auch interne Teilnahme-Codes zur externen Verwendung exportieren. Eine noch tiefere Integration realisieren wir über unsere API, worüber wir diverse Anbieter von digitalen Eventplattformen anbinden.

Bestätigungs-Mails und digitale Tickets können Links zur Teilnahme an Online-Veranstaltungen enthalten: Ein Klick führt direkt zum virtuellen Meeting. Der Ticketshop kann Besucher nach erfolgreichem Ticketkauf auch direkt zum digitalen Event umleiten.

Kunden, die das Ticketing aus dem Besucherportal für alle Event-Arten nutzen, ziehen daraus diverse Vorteile:

  • bieten Sie kombinierte Tickets für ihre hybriden Events an
  • bestehende Schnittstellen bleiben konsistent, z. B. Buchhaltung, CRM, Payment
  • Daten liegen weiterhin an zentraler Stelle
  • Besucher haben einen zentralen Anlaufpunkt für das Ticketing
  • Benutzerkonten stehen übergreifend zur Verfügung
  • bewährte Prozesse werden weiter genutzt

Haben Sie Fragen zur Umsetzung Ihres digitalen oder hybriden Events? Zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren.

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Gutscheinlösung vs. Messewesen

Status: 16. April 2020, 09:30

Die Bundesregierung will Veranstalter schützen: Bei Events, die aufgrund der geltenden Veranstaltungssperre ausgefallen sind, sollen Besucher zunächst Gutscheine erhalten statt Rückerstattungen.

Jetzt liegt eine erste Ausformulierung vor, der “Entwurf eines Gesetzes zur Abmilderung der Folgen der COVID-19-Pandemie im Veranstaltungsvertragsrecht” vom 8. April 2020. Der Gesetzesentwurf enthält viele positive Impulse, bleibt aber deutlich hinter den Erwartungen mancher Veranstalter zurück.

Wen das Gesetz schützt

Die aktuelle Rechtslage ist eindeutig: Fällt eine Veranstaltung unter den gegebenen Umständen aus, haben Kunden grundsätzlich ein Recht auf Erstattung des Ticketpreises. Die Regierung hat verstanden, dass der Stand der Dinge bei Veranstaltern zu Liquiditätsproblemen führen kann: “Da sie infolge der Krise derzeit auch kaum neue Einnahmen haben, ist für viele eine die Existenz bedrohende Situation entstanden.”

Aus diesem Grund sollen Veranstalter die Möglichkeit erhalten, Inhabern von Eintrittskarten einen Gutschein auszustellen, statt den Eintrittspreis zu erstatten. Diesen Gutschein können Kunden entweder für eine Nachholveranstaltung nutzen oder für ein anderes Event.

Inhaber solcher Gutscheine erhalten ihrerseits das Recht, eine Auszahlung zu verlangen, wenn der Gutschein für sie aufgrund “persönlicher Lebensverhältnisse” unzumutbar ist – etwa, weil sie zur Einlösung des Gutscheins extra eine Reise antreten müssten und wenn sie den Gutschein nicht bis zum 31. Dezember 2021 einlösen.

Für Veranstalter nimmt diese Regelung erst einmal den unmittelbaren Druck weg, sie stellt sie aber vor auch zusätzliche Aufgaben: Veranstalter müssen individuelle Gutscheine ausstellen, diese an die Inhaber der Eintrittskarten versenden und sie später einlösen.

Inhabern der Eintrittskarte muss der Gutschein „übergeben“ werden. Dies kann entweder an einer Vorverkaufsstelle stattfinden, per Brief oder per E-Mail. Für den Gutscheinempfänger dürfen dabei keine Mehrkosten entstehen.

Wen das Gesetz nicht schützt

Nicht alle Veranstalter kommen in den Genuss der neuen Regelung: Sie gilt nur für Eintrittskarten, die vor dem 8. März 2020 erworben wurden. Zu diesem Zeitpunkt habe die Tragweite der Covid-19-Pandemie allgemein bewusst sein müssen: “Ein besonderes Schutzbedürfnis für Veranstalter, die in Kenntnis dieser Umstände weiterhin Eintrittskarten verkauft oder sonstige Teilnahmeberechtigungen ausgestellt haben, besteht nicht.”

Darüber hinaus beschränkt sich der Gesetzesentwurf auf Freizeitveranstaltungen – ausdrücklich genannt werden Konzerte, Festivals, Theatervorstellungen, Filmvorführungen, Wissenschaftsveranstaltungen, Vorträge, Lesungen und Sportwettkämpfe. Ausgespart bleiben “Veranstaltungen, die im beruflichen Kontext erfolgen”, darunter Fachmessen und Kongresse.

Der Gesetzesentwurf im Wortlaut: “Diese wurden nicht in den Anwendungsbereich einbezogen, weil für sie in der Regel deutlich höhere Entgelte zu zahlen sind.” Hier bestehe das Risiko, dass Gutscheine bei den Ticketinhabern zu einer “erheblichen Liquiditätsbindung” führen – eine typische Güterabwägung.

Wie die Gutscheine aussehen müssen

Der Gutschein muss den gesamten Eintrittspreis einschließlich etwaiger Vorverkaufsgebühren umfassen: “Der Inhaber eines Gutscheins soll durch die Annahme des Gutscheins finanziell nicht schlechter stehen, als bei der nach geltender Rechtslage geschuldeten Rückzahlung.”

Gutscheine müssen reine Wertgutscheine sein; Sachgutscheine werden nachdrücklich ausgeschlossen. Die Nutzung des Gutscheins lässt sich also nicht auf eine Nachholveranstaltung beschränken; Gutscheininhaber müssen dessen Wert auch für andere Events desselben Veranstalters verwenden nutzen können.

Dieser Punkt lässt sich auch positiv werten: Fällt der Eintrittspreis zu einer Nachholveranstaltung höher aus als der des ausgefallenen Events, kann der Veranstalter bei der Einlösung des Gutscheins einen Aufpreis verlangen.

Was dies für unsere Kunden bedeutet

In ihrem Entwurf macht die Bundesregierung mehr als deutlich, dass die Gutscheinregelung nur ein Notpflaster ist. Mehrfach beschreibt der Gesetzesentwurf den Ansatz als alternativlos: Nur so könne gesichert werden, dass Inhaber von Eintrittskarten nicht plötzlich mit leeren Händen dastehen, weil die Veranstalter aufgrund ihrer finanziellen Lage nicht imstande sind, den gesetzlichen Rückzahlungsanspruch zu erfüllen.

Veranstalter, die eine Publikumsveranstaltung absagen mussten, können ihren Besuchern also für alle vor dem 8. März 2020 verkaufte Tickets einen Wertgutschein ausstellen. ADITUS arbeitet aktiv an der technischen Umsetzung dieser Vorgaben für unsere betroffenen Kunden. Wenn Ihre Veranstaltung unter die Regelung fällt, wenden Sie sich bitte an den zuständigen Projektverantwortlichen.

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TERP: Abonnements erstellen

TERP: Abonnements erstellen

Die Video-Reihe “Aditus erklärt” beleuchtet sowohl bereits länger vorhandene Funktionen als auch neue Features. An nachvollziehbaren Beispielen zeigen unsere Projektleiter Ihnen die nötigen Schritte zum Ergebnis und geben Tipps, was bei der Umsetzung zu beachten ist.

In diesem Video-Tutorial zeigen wir Ihnen, wie Sie im Web-TERP ein Abonnement erstellen, um etwa regelmäßige Reports per E-Mail zu erhalten.

TERP: Import von Sonder-Codes

TERP: Import von Sonder-Codes

Die Video-Reihe “Aditus erklärt” beleuchtet sowohl bereits länger vorhandene Funktionen als auch neue Features. An nachvollziehbaren Beispielen zeigen unsere Projektleiter Ihnen die nötigen Schritte zum Ergebnis und geben Tipps, was bei der Umsetzung zu beachten ist.

Dieses Video-Tutorial beschäftigt sich mit dem Import von Sonder-Codes, wie sie etwa zu Promotionszwecken eingesetzt werden (Gutscheine, Rabatte).

Messen in Zeiten von Corona

Status: 02. April 2020, 10:29

Machen wir uns nichts vor: Aktuell befindet sich die Messebranche in einer schwierigen Situation. Vor der Wiederaufnahme des Normalbetriebs steht eine Übergangsphase mit zahlreichen Ungewissheiten. Wann Messen wieder „business as usual“ sein werden, ist noch nicht abzusehen.

Trotz aller Unsicherheiten ist jetzt der richtige Zeitpunkt, um Maßnahmen zum Umgang mit der neuen Ausgangslage anzuschieben: Wer erst kurz vor dem Event handelt, riskiert damit den reibungslosen Ablauf der Veranstaltung – und setzt im Worst Case alles aufs Spiel.

ADITUS hat bereits diverse Szenarien entwickelt, um den offiziellen Empfehlungen zur Durchführung von Veranstaltungen mit bestehenden und neuen Mitteln im Bereich des Ticketings, der Registrierung und der Einlasskontrolle zu begegnen.

Veranstaltungen per Registrierung absichern

Eine zentrale Forderung ist die Möglichkeit zur Rückverfolgbarkeit eines Ausbruchs durch die Registrierung aller Teilnehmer. „Alle“ schließt hierbei nicht nur die Besucher ein, sondern auch Standpersonal, Caterer, Messebauer und das administrative Personal einschließlich Aussteller und Veranstalter.

Der Grundstein jeder Messeplanung

Eine konsequente und lückenlose Registrierung aller Teilnehmer muss somit Grundstein jeder Messeplanung sein. Eine Registrierung sollte deswegen auf alle Teilnehmergruppen, wie z.B. Aussteller und Servicepersonal ausgeweitet werden. Bereits vorhandene Fragenkataloge lassen sich um Punkte zu etwaigen Aufenthalten in Risikogebieten erweitern. Sinnvollerweise sollten Teilnehmer bei der Registrierung ihr Einverständnis erklären, geltende Hygienevorschriften einzuhalten (analog zur Annahme der Richtlinien zum Datenschutz).

Bei Events, deren Registrierung schon begonnen hat oder gar abgeschlossen ist, lässt sich gegebenenfalls eine Nachregistrierung per Mailing anstoßen, um vom Teilnehmer zusätzliche Informationen abzufragen. Zur Rechtfertigung der Notwendigkeit dieser Nachregistrierung sollte ein Hinweis auf die aktuellen offiziellen Empfehlungen und etwaige Einschränkungen ausreichen.

Kein Einlass ohne Nachregistrierung?

Bei einer verschobenen Veranstaltung kann es zweckmäßig sein, eine zusätzliche oder neue Registrierung zu veranlassen und Personen, die sich nicht nachregistrieren, aus Sicherheitsgründen von der Teilnahme auszuschließen.

Zudem öffnet die digitale Registrierung einen Kommunikationskanal, über den alle Teilnehmer über weitere Details zur Veranstaltung informiert werden können, etwa eine Aktualisierung der Hygieneregeln bei Veränderung der Lage. 

“Kontaktlose Kontaktaufnahme” dank Badging

Ein Badging aller Teilnehmer wird für Aussteller und Veranstalter künftig noch attraktiver, ermöglicht es doch ein kontaktloses Erfassen der Besucherinformationen per QR-Code und Leadtracking.

Full Badging hat sich bereits erfolgreich auf diversen Großveranstaltungen bewährt; zuletzt auf der AGRITECHNICA 2019 mit über 450.000 Besuchern.

Einlasskontrolle zur Steuerung des Besucherzuflusses

Es ist zu erwarten, dass einige Veranstaltungen nur unter bestimmten Auflagen stattfinden können. Diese Auflagen lassen sich technisch über die Registrierung und das Einlasssystem umsetzen – z. B. durch einen zeitlichen Versatz der Zugänge zwecks Einhaltung der erlaubten Maximalkapazität.

„In die Abwägung sollte daher mit einbezogen werden, ob Schwierigkeiten der schnellen Kontaktpersonenermittlung im Falle eines Ausbruchs zu erwarten sind.“

(RKI: Allgemeine Prinzipien der Risikoeinschätzung und Handlungsempfehlung für Veranstaltungen, 18.3.2020)

Die in der Registrierung und am Einlass erfassten Daten stellen einen wesentlichen Informationsgewinn dar. So lässt sich im Nachhinein schnell nachvollziehen, welche Teilnehmer an welchem Tag auf der Messe waren. Denn sollte es trotz aller präventiven Maßnahmen zu einem Ausbruch kommen, ist eine Rückverfolgbarkeit der Kontaktpersonen essenziell – und durch die Daten der Registrierung stehen auch Kontaktinformationen zur Verfügung.

Für Behörden können die durch eine Vollregistrierung gegebenen Rückverfolgungsmöglichkeiten die Risikoabwägung beeinflussen – woraus sich die Auflagen zur Durchführung der Veranstaltung ableiten.

Das RKI dazu im Wortlaut: „In die Abwägung sollte daher mit einbezogen werden, ob Schwierigkeiten der schnellen Kontaktpersonenermittlung im Falle eines Ausbruchs zu erwarten sind.“

Die Empfehlungen des RKI im Überblick

Im Folgenden fassen wir die relevanten Kernaussagen der Empfehlungen für das Abhalten von Veranstaltungen des Robert Koch Instituts zusammen.

Allgemein beziehen sich die RKI-Empfehlungen auf Veranstaltungen jeder Größe – von der Publikumsmesse bis hin zur Reisegruppe. Für das RKI ist die Personendichte einer Veranstaltung neben deren Größe der ausschlaggebende Faktor für deren Risikobewertung.

Sicherheitsempfehlungen zum Einlass

Für den Eingangsbereich empfiehlt das RKI ein Screening auf Risikoexposition und etwaige Symptome. In Asien werden hierfür u. a. kontaktlose Infrarot-Thermometer eingesetzt, die in Sekundenschnelle die Stirntemperatur messen. Wer deutlich sichtbar erkrankt ist und etwa durch Schnupfen und Niesen auffällt, ist unmittelbar abzuweisen.

Darüber hinaus sollen Teilnehmer frühzeitig über auf der Veranstaltung geltende Hygiene-Maßnahmen informiert werden: Husten- und Schnupfen-Hygiene, Handhygiene, gegebenenfalls auch konkrete Abstandsregeln.

Maßnahmen am Veranstaltungsort

Auch zur Gestaltung des Veranstaltungsorts hat das RKI konkrete Vorschläge. Indoor-Veranstaltungen, begrenzte Räumlichkeiten und schlechte Belüftung stuft das Institut grundsätzlich als „risikogeneigt“ (potenzielle Gefahrenquellen) ein.

Über diese Punkte müssen sich Veranstalter und Hallenbetreiber gleichermaßen Gedanken machen: Wie lässt sich die Belüftung verbessern – auch im Blick auf Folgeveranstaltungen? Welche strukturellen Maßnahmen können dazu beitragen, um etwaige Auflagen einzuhalten?

In Betracht zu ziehen ist etwa ein Überdenken des Aufbaus und der Verteilung der Messestände, um Sicherheitsabstände zu gewährleisten. Auch sollten Angebote zur konsequenten Händehygiene umgesetzt werden, etwa kontaktlose Desinfektionsmittel-Spender.

Koordination mit den Behörden unerlässlich

Veranstalter sind angehalten, ihre Pläne mit den Gesundheitsämtern zu koordinieren. Anderenfalls riskieren sie, dass ihre Veranstaltung nur unter Auflagen zugelassen wird oder das Format kurzfristig geändert werden muss. Hier ist es wichtig, Kooperationsbereitschaft zu zeigen. Im schlimmsten Fall können Behörden eine Verschiebung oder Streichung des Events fordern.

Der Hauptübertragungsweg des Coronavirus ist die Tröpfcheninfektion über Husten, Niesen oder engen Kontakt. Schmierinfektionen sind bisher selten.

Bisher fehlt jedoch eine eindeutige Möglichkeit, Covid-19-Infektionen zu erkennen. Einige Infizierte bleiben weitgehend symptomfrei, können das Virus aber trotzdem übertragen. Auch ein gewissenhaftes Screening im Eingangsbereich kann also keine absolute Sicherheit schaffen – reduziert aber das Risiko deutlich.

Jetzt Maßnahmen beschließen und umsetzen

Gegebenenfalls lassen sich weitere Maßnahmen zur Entzerrung der Veranstaltungsdichte umsetzen: So können Aussteller ihre VIP-Kunden in vordefinierten Zeitfenstern zu ihren Ständen einlassen. Ziel ist es, eine Konzentration von Besuchern zu vermeiden, die gegen eventuelle Auflagen verstößt. Die vereinbarten Termine ließen sich über einen zentralen Kalender abgleichen und an die Einlasskontrolle koppeln.

Wichtig ist, mit den benötigten Anpassungen nicht bis kurz vor dem Event zu warten, sondern so schnell wie möglich zu reagieren: Anpassungen des Registrierungsvorgangs beziehungsweise eine Nachregistrierung sollten möglichst kurzfristig umgesetzt werden.

Update vom 8.4.2020: Das RKI hat sein Dokument “Allgemeine Prinzipien der Risikoeinschätzung und Handlungsempfehlung für Veranstaltungen” vorübergehend vom Webserver entfernt. Auf Anfrage erklärte die Pressestelle, dass es bei Lockerung der aktuellen Beschränkungen in angepasster Form wieder bereitgestellt werde. Eine archivierte Version der Fassung vom 18.3.2020 finden Sie am Ende dieses Blog-Beitrags.

Fragen Sie uns!

Wenn Sie noch Fragen zur Durchführung Ihrer Veranstaltung haben, unterstützen wir Sie gerne dabei, zu Ihren Bedürfnissen passende Möglichkeiten zur Umsetzung der offiziellen Empfehlungen zu finden.

Wir freuen uns auch über konstruktives Feedback zu unseren Vorschlägen und weitere Ideen – in der aktuellen Situation sind wir stärker aufeinander angewiesen als je zuvor.

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